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株式会社リレイス
コラム

プロジェクト管理の手法やおすすめのツール・アプリを紹介します

プロジェクト管理の手法やおすすめのツール・アプリを紹介します

プロジェクトの計画・目的を円滑に遂行するには、「適切なタスクやスケジュールなどの管理が必要」です。

そして、プロジェクト管理には専用ツールが存在します。

プロジェクトに合うツールを使えば、開発メンバーが利用しやすく、タスクの消化ミスを減らして効率化できます。

しかし、ツールごとに特徴が異なるため、「プロジェクトに合うサービス選びは難しい」かもしれません。

そこで本記事では、プロジェクト管理の概要と合わせて、専用ツールを比較するポイントやおすすめのサービスを紹介します。

プロジェクト管理ツールを上手に活用して、円滑な開発を進めてください。

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、計画・目的を達成するために必要な流れを整える仕事です。

具体的には、下記の内容を管理します。

  • 進捗管理
  • スケジュール管理
  • コスト管理
  • 課題管理
  • 情報共有

プロジェクト遂行に必要な「品質・コスト・納期」を守るために、どの要素も抜け漏れのないようにしましょう。

プロジェクト管理の流れ

具体的に、プロジェクト管理は下記に挙げた4つの流れで進行します。

順序 工程 内容
1 目的の明確化 計画に取り掛かる前の準備として下記の前提条件を確認・設定する
・納期
・予算
・ゴール
2 詳細な計画を考える 下記要素に関して、詳細な計画を考える
・スケジュール
・予算消化
・人材確保
・タスクの洗い出し・振り分け
3 計画の管理 プロジェクトの進行で変動する状況に合わせて計画の軌道を修正する
・スケジュール
・コスト
・人材
・タスク
4 成果の検証 プロジェクトが終了したら結果を検証する(反省点・成果を洗い出す)

プロジェクトが計画通りに進むように、コスト・時間・人員などを適切にコントロールし、管理します。

また、実際にプロジェクトが動き始めたら、予定にない進捗の遅れや問題が発生します。

そのため、プロジェクト管理では、状況の変化に対して、軌道を修正する計画の管理が大切です。

円滑に進行するために、すべての工程においてスタッフ間の情報共有を促し、工程の無駄を減らして高い成果をあげましょう。

プロジェクト管理の目的は、主に3つです。

  • 求められた要件を満たすプロジェクトの達成
  • 求められた期日までの納品
  • プロジェクト達成による利益の最大化

目標を達成するには、「業務が円滑に進むようにコントロール」する必要があります。

具体的に、下記の環境を整備すると、開発の失敗リスクを減らして目標を達成しやすくなります。

  • タスクや課題の進捗・期限を管理できる
  • チームメンバーの業務量や進捗を把握できる
  • 課題のステータスや担当者が明確になる
  • スケジュールの共有ができる
  • 情報・書類をわかりやすく保管・共有できる

プロジェクト管理では、環境整備のためにリアルタイムな状況の把握が大切です。

進行中の計画に遅延が発生した場合、タスクの再振り分けや挽回策などを講じます。

プロジェクト管理のメリット

プロジェクト管理のメリットは、下記の3つです。

  1. 業務を見える化できる
  2. 情報の共有がしやすくなる
  3. 管理スキルが身に付く

①業務全体を可視化できる

プロジェクト管理をすれば、「計画全体の進捗状況が可視化」できます。

業務全体の可視化によって、下記2つを把握しやすい状態となります。

  • 現行プロジェクトが何割達成されているか
  • 計画の目標達成に不足しているものがなにか

業務全体の可視化では、メンバーの作業が重複したり、不要な作業で時間を無駄にしてしまうリスクを減らせます。

②情報の共有がしやすくなる

プロジェクト管理では情報を一箇所にとりまとめるため、メンバー全員への情報共有をしやすくなります。

プロジェクトマネージャー(PM)や現場のエンジニアが、リアルタイムで情報を把握でき、リスクを低減しながら優れたノウハウを全体へ反映できます。

情報の共有が円滑にできない場合、全体の進捗状況を把握するために別途でとりまとめの工程が必要です。

無駄な工数が増えた結果、プロジェクトの遅延につながる可能性があるでしょう。

プロジェクト管理で情報をリアルタイム共有しやすくし、メンバーがタスクに注力できる状態を作れば、業務をより効率化できます。

③管理スキルが身に付く

プロジェクト管理は、下記のスキルが身につきます。

  • スケジュール管理スキル
  • コミュニケーションスキル
  • 課題発見スキル

高い管理スキルが身につけば、プロジェクトマネージャーとして活躍できます。

プロジェクト管理には、WBSやガントチャートなどさまざまな手法があるので、理解を深めて管理スキルの向上を目指しましょう。

プロジェクト管理の手法

プロジェクト管理に必要な要素は、下記の通りです。

  • 品質
  • コスト
  • 納期

これら3つの要素を満たして管理するためには、具体的な手法を知っておく必要があります。

そこで下記に、扱いやすい手法をまとめました。

手法 詳細
ガントチャート ・タスクごとにスケジュールをグラフで管理する手法
・スケジュール全体を視覚的に把握できる
・大人数で進行するプロジェクトに向いている
CCPM(Critical Chain Project Management) ・スタートからタスクの予算や工期を少なく設定する手法
・スケジュール全体に余白を確保できる
・余白はプロジェクトの遅れやリソース不足のタスクに充てられる
・長期間のプロジェクトに適している
WBS(Work Breakdown Structure) ・個々のタスクを細分化して管理する手法
・コストやリスクが予測しやすくなる
EVM(Earned Value Management) ・コストに主軸を置いた手法
・ガントチャートと合わせて活用する
・計画値(PV)・進捗(EV)・実コスト(AC)をグラフで可視化
・スケジュールやコストが計画通りに進んでいるか把握できる

実際に作成してプロジェクト管理に利用する場合、一般的にExcelや専用ツールが選ばれます。

専用ツールは種類が豊富にあるため、比較するポイントを押さえてプロジェクトに合う製品を選んでください。

プロジェクト管理ツールを比較するポイント

プロジェクト管理ツールは、下記に挙げる5つのポイントで比較してください。

  • クラウド型かインストール型か
  • 自社に機能が搭載されているか
  • 操作性に不便を感じないか
  • チームメンバーとの共有手段はあるか
  • ツールの利用範囲はどこまでか

クラウド型かインストール型か

プロジェクト管理ツールは、クラウド型かインストール型があります。

それぞれの特徴を把握して、プロジェクトに合う形態を選んでください。

形態 特徴
クラウド型 ・インターネット上で提供される
・導入しやすい
・運用・保守をベンダーに一任できる
・情報共有がスムーズにできる
・低コストで導入・運用できる
インストール型 ・コンピューターにインストールして利用
・導入・運用・保守は自社で対応
・インターネット環境がない場所でも利用できる
・クラウド型よりセキュリティリスクが低い
・情報共有しにくい

一般的に、社外とのやり取り、複数のサービスと連携したい場合など、利便性を重視するなら「クラウド型」が向いています。

セキュリティリスクをできる限り回避したい場合に向いているのが「インストール型」です。

プロジェクトの規模や利用シーンに応じたツールを選びましょう。

自社に必要な機能が搭載されているか

プロジェクト管理では、自社に必要な機能が搭載されているツールを選びましょう。

プロジェクト管理ツールは、「製品によってさまざまな機能が搭載」されています。

例えば、「Trello」や「Wrike」はタスク管理に役立つ機能を網羅したツールです。

さまざまな目的に合うテンプレートが充実しており、作業の効率化に役立てられます。

また、「Jira Software」はスピーディーで透明性の高いコミュニケーション能力を持っていますから、アジャイルチームでのソフトウェア開発に使いやすいでしょう。

プロジェクトの目的や使用規模などを整理して、必要な機能を見極めてください。

操作性に不便を感じないか

プロジェクト管理ツールは、操作性に不便を感じないかの確認も大切です。

必要な機能が揃っていても、使いにくいと作業効率が低下する他、メンバーに活用されないままプロジェクトが進行する可能性もあります。

プロジェクト管理ツールは、進捗確認や情報共有のためにメンバーが頻繁に利用します。

そのため、誰でも直感的に操作できるツール選定が大切です。

操作性を確認するために、無料トライアルで試してから、正式に利用を決めましょう。

チームメンバーとの共有手段はあるか

プロジェクト管理ツールに、メンバー間で共有できる手段が備えられているか確認しましょう。

プロジェクト遂行に必要な情報は、タスクやスケジュールだけではありません。

例えば以下の情報を共有すると、誰でも進捗を確認できて、業務をより効率化できます。

  • プロジェクトの概要・基本ルール(掲示板機能)
  • プロジェクトの成果物・ドキュメント(ファイル共有機能)
  • メンバー間のコミュニケーション(メッセージ・チャット機能)

また、管理ツールの共有機能を使えば、関連のあるタスク・課題・メッセージなどを紐づけできるので、見落としのミスも減らせるでしょう。

ツールの利用範囲はどこまでか

プロジェクト管理ツールを利用する範囲を明確化して、目的に合ったものを選びます。

特定プロジェクトのみの一時的な利用」か「他のプロジェクトでも継続的に利用する」のかで、選び方が変わるためです。

特定のプロジェクトのみで利用する場合は、ユーザー数によって課金するツールが低コストで抑えられます。

一方で、他のプロジェクトでも利用するなら、「Backlog」のようなストレージ容量で課金する製品まで選択肢の1つとなります。

ユーザー数やプロジェクト数が無制限なので、全社でツールを利用する際に便利です。

また、プロジェクト管理ツールの切り替えは、データの引き継ぎが難しいためコストがかかります。

将来的・長期的な視点で利用範囲を見据えて、ツールを検討してください。

プロジェクト管理ツール・アプリおすすめ8選

プロジェクト管理ツールやアプリの中から、特におすすめする8つを紹介します。

  • Trello(トレロ)
  • Backlog(バックログ)
  • Brabio!(ブラビオ)
  • Asana(アサナ)
  • Notion(ノーション)
  • Jira Software(ジラソフトウェア)
  • Redmine(レッドマイン)
  • Wrike(ライク)

Trello(トレロ)

Trello(トレロ)は、視覚的にプロジェクト管理ができるAtlassian社のツールです。

クラウド型のツールで無料版があり、アプリにも対応しています。

タスクを記載したカードを、進捗段階で区切ったレーン上で適宜動かして管理します。

付箋を貼り変えるような「直感的な操作性で、非ITエンジニアにも使いやすい」ツールです。

Backlog(バックログ)

Backlog(バックログ)は、「タスク管理機能に特化したツール」です。

アプリもあるクラウド型ツールで、提供は有料版(スタンダードプランの場合:月額12,980円)のみです。

タスクを登録し、詳細をコメントでやり取りしながら、伝え漏れや認識の違いによる事故を防ぎます。

特に、開発プロジェクトに向いているツールで、ガントチャートやマイルストーン機能が搭載されています。

操作性は、1ヶ月のお試し期間で確かめてください。

Brabio!(ブラビオ)

Brabio!(ブラビオ)には、初心者にもわかりやすい操作性があります。

最大5ユーザーまで無料で使えるクラウド型ツールです。

非エンジニアにも馴染みのあるExcelの工程管理業務が、そのままクラウド化されたような使いやすさがあります。

外部とのやり取りの際に、Excelファイル形式で受け取ったデータ一式を読み込み・書き込みできる点で、利便性が高いです。

Asana(アサナ)

Asana(アサナ)は、タスクやプロジェクトの概要など、仕事のすべてを整理・管理できるクラウド型のツールです。

無料版の提供があり、アプリにも対応しています。

「タスクの優先順位やプロジェクトの進捗などを共有する機能の充実度が高い」です。

そのため、リモートワークにも対応しやすく、多様に変化する勤務形態に柔軟なツールといえます。

Notion(ノーション)

Notion(ノーション)は、「基本的なタスク・プロジェクト管理の他に、Wiki機能やメモ機能も搭載」されたクラウド型のツールです。無料版があり、アプリに対応しています。

タスクのステータス管理は、ドラッグ・アンド・ドロップで直感的な操作ができます。

そのため、スピーディで正確な操作がしやすいです。

議事録や業務ルールなどの一括管理にも役立つので、エンジニアリングや人事、営業などさまざまな分野で導入されているツールです。

Jira Software(ジラソフトウェア)

Jira Software(ジラソフトウェア)は、Atlassian社が開発したツールです。

クラウド型とサーバー型を提供しています。無料版があり、アプリに対応しています。

3000種類以上のJira用アプリと連携できるため、カスタマイズ性が高いです。

また、他のAtlassian製品(Confluence、Bitbucketなど)との連携もできます。

特に、スクラムボードやカンバンボードなど「アジャイル開発向けの機能に特化している」ツールです。

Redmine(レッドマイン)

Redmine(レッドマイン)は、「オープンソースなのですべての利用が無料」です。

インストールして使用するツールで、アプリにも対応できます。

オープンソースでも必要な機能は備わっているため、プロジェクト管理のコストを抑えられます。

ソフトウェアサポートはないので、社内に技術者を確保した上で導入しましょう。

Wrike(ライク)

Wrike(ライク)は、タスク管理機能が高いクラウド型ツールです。

ユーザーが5人までなら、無料で利用できます。

アプリを使えば、どこでもタスク・スケジュール確認がしやすいです。

多言語に対応しているため、「グローバルに活躍する企業やプロジェクトで役立つツール」といえます。

実際、GoogleやAmazonの社内でも利用されています。

まとめ

プロジェクト達成に重要な要素は、「品質・コスト・納期」です。

3つの要素を満たすためには、的確なプロジェクト管理が求められます。

その際に専用ツールを使えば、プロジェクト管理をスムーズに進められます。

プロジェクト管理ツールは種類が豊富なので、「自社にとって必要な機能や使いやすさ」で選びましょう。

最適なツールの選択は、プロジェクトの効率化を図れます。本記事を参考に、自社に合うツールを探してください。